Varbi ist ein Recruiting- und Bewerbermanagementsystem, mit dem Arbeitgeber Stellen veröffentlichen, Bewerbungen entgegennehmen und verwalten sowie den Einstellungsprozess steuern. Die Software wird als Online-Dienst im Abonnement (SaaS) bereitgestellt und im Browser genutzt, ohne eigene Serverinfrastruktur. Das Produkt stammt aus Schweden und gehört zur Grade-Gruppe.
Die betreibende Gesellschaft Grade Varbi AB ist eine schwedische Gesellschaft. Grade übernahm Varbi 2021 über die damalige Holding HR-Friend, die später in Grade umbenannt wurde. Ob eine spätere Transaktion die Eigentümerstruktur von Varbi selbst verändert hat, lässt sich aus den herangezogenen Quellen nicht eindeutig ableiten. Auch der Hosting-Standort der Bewerberdaten und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter gehen daraus nicht hervor. Für Bewerberinnen und Bewerber heißt das, dass ihre Angaben in dem System verarbeitet werden, das der jeweilige Arbeitgeber nutzt. Europäische Organisationen sollten diese Punkte und den Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen, bevor sie das System für Bewerberdaten einsetzen.