Recruiting-Software umfasst Bewerbermanagementsysteme, Karriereseiten, die Verteilung auf Jobbörsen, Terminplanung für Gespräche, Assessments und Talentpools. Personalabteilungen und Führungskräfte nutzen sie, um Stellen zu veröffentlichen, Bewerbungen entgegenzunehmen, Kandidaten zu vergleichen, Feedback festzuhalten und Angebote zu verwalten.
Ein Bewerbermanagementsystem enthält personenbezogene Daten von Menschen, die nicht bei Ihnen beschäftigt sind und oft nur durch eine einzelne Bewerbung mit Ihnen in Verbindung stehen. Dazu gehören Lebensläufe, Anschreiben, Gesprächsnotizen und mitunter Assessment-Ergebnisse, vieles davon Freitext, der sensible Angaben enthalten kann. Die Aufbewahrung ist ein wiederkehrendes Problem: Kandidaten sollten nicht unbegrenzt in der Datenbank bleiben, und Talentpools brauchen eine klare Grundlage. Automatisierte Rangfolgen und KI-Vorauswahl erhöhen die Anforderungen, denn die Europäische Kommission zählt Software zur Sortierung von Lebensläufen im Recruiting zu den Hochrisiko-Anwendungen nach dem AI Act. Ein Wechsel ist schwierig, weil Prozesshistorie und Bewertungsbögen selten strukturiert exportiert werden können.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung auf konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und automatische Löschung, transparente Informations- und Einwilligungsabläufe für Bewerbende, den Export von Kandidaten samt Historie, die Anbindung an Ihr HR-System und eine Dokumentation jeder automatisierten Bewertung: wie sie funktioniert und wie ein Mensch sie übersteuern kann.