HR-Software umfasst die Personalakte, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeit- und Abwesenheitserfassung, Recruiting und Bewerbermanagement, Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Weiterbildung. HR- und Lohnbuchhaltung steuern damit das Arbeitsverhältnis von der Bewerbung bis zum Austritt, und Beschäftigte nutzen Self-Service-Portale für Urlaub, Gehaltsabrechnungen und persönliche Daten. Workday und ADP sind bekannte außereuropäische Vergleichspunkte.
Kaum ein System enthält so durchgängig persönliche Informationen. Neben Gehalts- und Bankdaten enthalten HR-Daten Steuer- und Sozialversicherungsnummern, Verträge, Fehlzeiten, Abmahnungen und mitunter Angaben zu Gesundheit oder Gewerkschaftszugehörigkeit, die sorgfältigen Umgang erfordern. Beschäftigte können der Verarbeitung praktisch nicht widersprechen, was die Verantwortung des Arbeitgebers für die Praxis des Anbieters gewichtiger macht. Die Lohnabrechnung unterliegt zudem gesetzlichen Fristen, ein Ausfall hat also sofort Folgen. Weil Regeln zu Lohn, Urlaub und Sozialabgaben von Land zu Land abweichen, ist ein System nur brauchbar, wenn es dem lokalen Recht folgt.
Prüfen Sie bei einer europäischen Lösung die Unterstützung der Länder, in denen Sie Personal beschäftigen, einschließlich Lohn-, Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen. Fragen Sie, wer beim Anbieter identifizierbare Akten einsehen kann und von wo aus, wie der Zugriff in Ihrer eigenen Organisation rollenbasiert getrennt wird und wie Aufbewahrungsfristen und Löschung durchgesetzt werden. Klären Sie, was ein Export für Beschäftigte, Prüfer und eine spätere Migration enthält, einschließlich historischer Gehaltsabrechnungen.