HR-software omvat het personeelsdossier, salarisadministratie, tijd- en verzuimregistratie, werving en sollicitantenbeheer, onboarding, beoordelingen en opleidingen. HR- en salarismedewerkers gebruiken het om de arbeidsrelatie van sollicitatie tot uitdiensttreding te beheren, en medewerkers gebruiken selfserviceportalen voor verlof, loonstroken en persoonsgegevens. Workday en ADP zijn bekende niet-Europese referentiepunten.
Weinig systemen bevatten zo consequent persoonlijke informatie. Naast salaris- en bankgegevens bevat HR-data burgerservicenummers, contracten, verzuimgegevens, disciplinaire notities en soms gegevens over gezondheid of vakbondslidmaatschap, die zorgvuldige omgang vereisen. Medewerkers kunnen de verwerking in de praktijk niet weigeren, wat de verantwoordelijkheid van de werkgever voor de werkwijze van de leverancier zwaarder maakt. Salarisverwerking kent bovendien wettelijke termijnen, dus een storing heeft meteen gevolgen. Omdat regels voor salaris, verlof en sociale premies per land verschillen, is een systeem alleen bruikbaar als het de lokale wetgeving volgt.
Controleer bij een Europese keuze de ondersteuning voor de landen waar u mensen in dienst hebt, inclusief salaris-, belasting- en sociale-zekerheidsaangiften. Vraag wie bij de leverancier herleidbare dossiers kan inzien en vanwaar die medewerkers werken, hoe toegang binnen uw eigen organisatie per rol is verdeeld en hoe bewaartermijnen en verwijdering worden afgedwongen. Kijk wat een export bevat voor medewerkers, auditors en een latere migratie, inclusief historische loonstroken.