Les logiciels RH couvrent le dossier du personnel, la paie, le temps de travail et les absences, le recrutement et le suivi des candidatures, l'intégration, les entretiens d'évaluation et la formation. Les équipes RH gèrent ainsi la relation de travail de la candidature au départ, et les salariés utilisent des portails pour congés, bulletins de paie et données personnelles. Workday et ADP sont des points de comparaison connus hors UE.
Peu de systèmes contiennent des informations aussi constamment personnelles. Outre rémunération et coordonnées bancaires, les données RH comprennent contrats, absences, sanctions et parfois la santé ou l'appartenance syndicale. Les salariés ne peuvent guère refuser le traitement, ce qui renforce la responsabilité de l'employeur quant aux pratiques de l'éditeur. La paie obéit à des échéances légales : une panne a des effets immédiats. Les règles de paie, de congés et de cotisations variant d'un pays à l'autre, un système n'est utile que s'il suit le droit local.
Pour une solution européenne, vérifiez la prise en charge des pays où vous employez du personnel, avec paie, impôts et déclarations sociales. Demandez qui chez l'éditeur peut consulter des dossiers identifiables et depuis où, comment l'accès est réparti par rôle et comment conservation et suppression sont appliquées. Regardez ce que contient un export, bulletins de paie historiques compris.