Capacities is een notitie- en kennisbeheerapp die informatie ordent als verbonden objecten, zoals een persoon, een boek of een project, in plaats van bestanden en mappen. Objecten kunnen eigen typen en eigenschappen hebben en backlinks tonen elke verbinding tussen items. Verdere functies zijn dagelijkse notities, sjablonen, tags, zoeken, een AI-assistent en volledige export naar standaardformaten. Capacities is een clouddienst met apps voor Mac, Windows, Linux, iOS en Android, plus een webversie.
De dienst wordt geleverd door Capacities Labs GmbH, een in Duitsland gevestigd bedrijf. Volgens de leverancier worden gegevens opgeslagen in gecertificeerde EU-datacenters op versleutelde servers. Het privacybeleid vermeldt dat de AI-functies externe AI-dienstverleners gebruiken en dat chatinvoer en geselecteerde context buiten de EU/EER kunnen worden doorgegeven op basis van standaardcontractbepalingen. Ook koppelingen met Google-agenda en -taken sturen gegevens van die diensten door. Capacities is geen open source. Europese organisaties moeten nagaan welke optionele koppelingen zij inschakelen, omdat die bepalen waar gegevens buiten de EU-hosting terechtkomen.