Capacities est une application de notes et de gestion des connaissances qui organise l'information en objets reliés, comme une personne, un livre ou un projet, plutôt qu'en fichiers et dossiers. Les objets ont des types et propriétés personnalisés, avec rétroliens. Autres fonctions : notes quotidiennes, modèles, tags, assistant IA et export complet en formats standard. Capacities est un service cloud avec applications Mac, Windows, Linux, iOS et Android, et une version web.
Le service est exploité par Capacities Labs GmbH, société constituée en Allemagne. Selon l'éditeur, les données sont stockées dans des centres de données de l'UE certifiés, sur des serveurs chiffrés. Selon la politique de confidentialité, les fonctions d'IA font appel à des prestataires externes et les saisies et le contexte sélectionné peuvent être transférés hors UE/EEE (clauses contractuelles types). Les intégrations Google d'agenda et de tâches transfèrent aussi des données. Capacities n'est pas open source. Les organisations européennes devraient vérifier les intégrations facultatives activées, car elles déterminent où vont les données hors hébergement UE.