Capacities ist eine Notiz- und Wissensmanagement-App, die Informationen als verknüpfte Objekte ordnet, etwa eine Person, ein Buch oder ein Projekt, statt in Dateien und Ordnern. Objekte können eigene Typen und Eigenschaften haben, und Backlinks zeigen jede Verbindung zwischen Einträgen. Weitere Funktionen sind tägliche Notizen, Vorlagen, Tags, Suche, ein KI-Assistent und der vollständige Export in Standardformate. Capacities ist ein Cloud-Dienst mit Apps für Mac, Windows, Linux, iOS und Android sowie einer Webversion.
Der Dienst wird von der Capacities Labs GmbH betrieben, einem in Deutschland eingetragenen Unternehmen. Laut Anbieter liegen die Daten in zertifizierten EU-Rechenzentren auf verschlüsselten Servern. Die Datenschutzerklärung weist darauf hin, dass die KI-Funktionen externe KI-Dienstleister nutzen und Chat-Eingaben sowie ausgewählter Kontext auf Basis von Standardvertragsklauseln außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden können. Auch die Kalender- und Aufgabenanbindungen an Google übertragen Daten dieser Dienste. Capacities ist nicht Open Source. Europäische Organisationen sollten prüfen, welche optionalen Integrationen sie aktivieren, denn diese bestimmen, wohin Daten über das EU-Hosting hinaus gelangen.