Kanban Tool ist eine visuelle Projektmanagement-Lösung rund um Online-Kanban-Boards. Teams können damit Arbeitsabläufe darstellen, den Fortschritt verfolgen und Leistung auswerten; eine Zeiterfassung ist ebenfalls enthalten. Die Anwendung wird als Online-Dienst angeboten, Kunden können zusätzlich eine On-Site-Option wählen und Kanban Tool auf eigenen Servern betreiben.
Die Software wird von Kanban Tool sp. z o.o. entwickelt, das in Katowice in Polen ansässig ist; der Anbieter ist damit ein EU-Unternehmen. Laut Datenschutzerklärung werden Kundendaten überwiegend auf Cloud-Infrastruktur in den Vereinigten Staaten und im Europäischen Wirtschaftsraum gespeichert; Daten von Kunden aus dem Vereinigten Königreich und dem EWR liegen in der Regel auf Servern im Vereinigten Königreich, in Irland, den Niederlanden oder an anderen EWR-Standorten. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter umfasst Anbieter in den USA und im EWR, darunter AWS, Akamai und Google Cloud, sodass US-Hosting Teil der Struktur ist. Die Datenschutzerklärung nennt die DSGVO nicht ausdrücklich und veröffentlicht keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung; eine europäische Organisation sollte die Datenstandorte deshalb selbst prüfen.