Kanban Tool is een visuele oplossing voor projectmanagement, gebouwd rond online kanbanborden. Teams zien er hun werkstromen in, volgen de voortgang en analyseren prestaties; ook tijdregistratie is onderdeel van het product. De dienst wordt aangeboden als online service, en klanten kunnen daarnaast kiezen voor een on-site-optie, waarbij Kanban Tool op de eigen servers van de organisatie draait.
De software wordt ontwikkeld door Kanban Tool sp. z o.o., gevestigd in Katowice in Polen, dus de leverancier is een Europees bedrijf. Het privacybeleid stelt dat klantgegevens hoofdzakelijk worden opgeslagen op cloudinfrastructuur in de Verenigde Staten en de Europese Economische Ruimte, en dat gegevens van klanten in het Verenigd Koninkrijk en de EER doorgaans op servers in het VK, Ierland, Nederland of andere EER-locaties staan. De lijst van subverwerkers bevat aanbieders in de VS en de EER, waaronder AWS, Akamai en Google Cloud, dus hosting in de VS maakt deel uit van de opzet. Het beleid noemt de AVG niet expliciet en vermeldt geen verwerkersovereenkomst; een Europese organisatie moet de datalocaties daarom zelf controleren.