WorkFlowy ist eine App für Notizen und Listen, die auf einer einzigen verschachtelten Aufzählung aufbaut, ohne getrennte Dokumente oder Ordner. Sie ist als Webversion sowie als App für Windows, macOS, Linux, iOS und Android verfügbar, mit Synchronisation zwischen den Geräten. Eine KI-Funktion unterliegt eigenen Bedingungen. Die Synchronisation zwischen Geräten läuft über den Online-Dienst des Anbieters.
Anbieter ist die FunRoutine Inc., die die Datenschutzerklärung als US-amerikanisches Unternehmen beschreibt; der Dienst unterliegt daher US-Recht. Laut Erklärung werden manche Informationen bei Amazon Web Services in Nord-Virginia (USA) gespeichert, und personenbezogene Daten können in Ländern außerhalb der EU und des EWR verarbeitet werden. Google Workspace wird als Drittanbieter ohne Regionsangabe genannt. Die Website nennt keine Hosting-Option in der EU und beschreibt keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung; die DSGVO wird nur allgemein erwähnt. WorkFlowy ist proprietär, nicht quelloffen, und eine selbst betreibbare Version wird nicht beschrieben. Eine europäische Organisation sollte dort gespeicherte Notizen als in den USA gehostet behandeln und die Grundlage für Datenübermittlungen prüfen.