Exchange Online ist die Cloud-Messaging-Plattform von Microsoft mit E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben. Nutzer greifen über Outlook, Outlook im Web oder die mobile Outlook-App zu und können freigegebene Postfächer, freigegebene Kalender und globale Adresslisten verwenden. Administratoren arbeiten im Microsoft 365 Admin Center und im Exchange Admin Center. Der Dienst wird als Software as a Service bereitgestellt, ist in Microsoft-365-Business- und Enterprise-Abonnements enthalten oder als eigener Tarif erhältlich.
Microsoft ist ein US-Unternehmen mit Hauptsitz in Redmond (Washington); Exchange Online ist proprietär. Für einen in der Europäischen Union bereitgestellten Tenant sagt Microsoft zu, Postfachinhalte (E-Mail-Texte, Kalendereinträge und Anhangsinhalte) im Ruhezustand nur in dieser Geografie zu speichern. Unternehmen können Multi-Geo hinzubuchen, um Postfächer in anderen Geografien abzulegen. Als US-Anbieter unterliegt Microsoft dem CLOUD Act, der US-Behörden erlaubt, Daten herauszuverlangen, unabhängig davon, ob sie in den USA oder im Ausland liegen. Europäische Organisationen sollten das neben der Residenzzusage abwägen.