Kollaborationssoftware vereint Chat, Videokonferenzen, gemeinsame Dateien und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in einer Arbeitsumgebung. Organisationen nutzen sie für die tägliche Kommunikation, für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und zunehmend als Ort, an dem Entscheidungen und Projektverläufe festgehalten werden. Bekannte Referenzen sind Microsoft 365 mit Teams, Google Workspace und Slack.
Souveränitätsrelevant ist der angesammelte Kontext, nicht ein einzelner Datensatz. Chatverläufe, Aufzeichnungen, Dateiversionen und Freigabeprotokolle zeigen zusammen, wie Ihre Organisation arbeitet, und die Metadaten sind oft ebenso aufschlussreich wie die Inhalte. Ein Anbieter unter ausländischer Jurisdiktion kann zur Herausgabe verpflichtet werden, unabhängig vom Standort des Rechenzentrums. Das zweite Risiko ist der Lock-in: Wenn Kanäle, Dokumente und Integrationen auf proprietären Formaten beruhen, wird der Wechsel zu einem eigenen Projekt.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung auf offene Dokumentformate und offene Standards für Messaging und Telefonie, auf Gastzugang ohne Konto bei einer ausländischen Plattform, auf Steuerung von Aufbewahrung und Aufzeichnung sowie auf eine selbst gehostete oder dedizierte Betriebsvariante. Verlangen Sie einen dokumentierten Export von Nachrichten, Dateien und Berechtigungen.