Les logiciels de collaboration réunissent messagerie, visioconférence, fichiers partagés et édition collaborative de documents dans un même espace de travail. Les organisations les utilisent pour la communication quotidienne, pour travailler avec des partenaires externes et de plus en plus comme lieu où les décisions et l'historique des projets sont consignés. Microsoft 365 avec Teams, Google Workspace et Slack sont des références connues.
L'enjeu de souveraineté tient au contexte accumulé plutôt qu'à un jeu de données isolé. L'historique des conversations, les enregistrements, les versions de fichiers et les journaux de partage décrivent ensemble le fonctionnement de votre organisation, et les métadonnées sont souvent aussi révélatrices que le contenu. Un fournisseur soumis à une juridiction étrangère peut être contraint de les communiquer, quel que soit le centre de données. Le second risque est le verrouillage : lorsque canaux, documents et intégrations reposent sur des formats propriétaires, partir devient un projet à part entière.
Pour une solution européenne, examinez les formats documentaires ouverts et les standards ouverts de messagerie et d'appel, l'accès des invités sans compte sur une plateforme étrangère, les contrôles de conservation et d'enregistrement, ainsi qu'un déploiement auto-hébergé ou dédié. Demandez un export documenté des messages, fichiers et droits.