Exchange Online est la plateforme de messagerie cloud de Microsoft : courriel, calendrier, contacts et tâches. Les utilisateurs s'y connectent avec Outlook, Outlook sur le web ou l'application mobile Outlook, et disposent de boîtes aux lettres partagées, de calendriers partagés et de listes d'adresses globales. Les administrateurs travaillent dans les centres d'administration Microsoft 365 et Exchange. Le service est fourni en SaaS, inclus dans les abonnements Microsoft 365 Business et entreprise, ou acheté séparément.
Microsoft est une société américaine dont le siège est à Redmond (Washington), et Exchange Online est propriétaire. Pour un tenant créé dans l'Union européenne, Microsoft s'engage à stocker au repos le contenu des boîtes (corps des messages, événements de calendrier, contenu des pièces jointes) uniquement dans cette zone géographique. Les grandes organisations peuvent ajouter Multi-Geo pour placer des boîtes dans d'autres zones. Fournisseur américain, Microsoft relève du CLOUD Act, qui permet aux autorités américaines d'exiger des données, qu'elles soient stockées aux États-Unis ou à l'étranger. Les organisations européennes doivent peser ce point en plus de l'engagement de localisation.