Digitale Whiteboards bieten eine unendliche Fläche, auf der Teams gemeinsam brainstormen, Workshops abhalten, Prozesse skizzieren und planen. Sie verbinden Haftnotizen, Zeichnungen, Bilder, Vorlagen und Zusammenarbeit in Echtzeit, auch mit Teilnehmenden von außerhalb der Organisation. Mural und FigJam sind bekannte nichteuropäische Referenzpunkte.
Boards entstehen schnell und werden selten aufgeräumt. Sie enthalten Skizzen zur Strategie, Kundennamen, Screenshots von Systemen und mitunter Zugangsdaten auf einer Haftnotiz und bleiben lange nach dem Workshop bestehen. Das Teilen per Link ist einfach, daher stellt sich die Frage, wer alles Zugriff hat, auch wenn Gäste und externe Partner mitarbeiten. Die Echtzeit-Zusammenarbeit braucht zudem Server, die live mitlesen, sodass die Speicherregion nicht der einzige relevante Ort ist. Neue KI-Funktionen zum Zusammenfassen und Clustern können Boardinhalte an einen Modellanbieter senden. Ein Wechsel ist mühsam, wenn der Export nur ein Bild oder PDF liefert, weil die Struktur des Boards verloren geht. Der Data Act verlangt von Cloud-Diensten Export in gängigen maschinenlesbaren Formaten.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung auf EU-Hosting für Speicher und Kollaborationsserver, die Steuerung von Gastzugang und Freigabeeinstellungen, die Möglichkeit, KI-Funktionen abzuschalten, einen Export mit Struktur und einstellbare Aufbewahrungsfristen.