Digitale whiteboards bieden een oneindig canvas waarop teams samen brainstormen, workshops houden, processen schetsen en plannen. Ze combineren plaknotities, tekeningen, afbeeldingen, sjablonen en live samenwerking, ook met deelnemers van buiten de organisatie. Mural en FigJam zijn bekende niet-Europese referentiepunten.
Boards ontstaan snel en worden zelden opgeruimd. Ze bevatten schetsen van strategie, klantnamen, screenshots van systemen en soms inloggegevens op een plaknotitie, en blijven staan lang nadat de workshop voorbij is. Delen via een link is gemakkelijk, dus de vraag is wie er allemaal toegang heeft, ook als gasten en externe partijen meedoen. Realtime samenwerking vraagt bovendien om servers die live meekijken, waardoor de opslagregio niet de enige relevante plek is. Nieuwe AI-functies voor samenvatten en clusteren kunnen boardinhoud naar een modelaanbieder sturen. Een overstap is lastig als export alleen een afbeelding of pdf oplevert, omdat de structuur van het board dan verdwijnt. De Data Act vraagt van clouddiensten export in gangbare machineleesbare formaten.
Kijk bij een Europese keuze naar hosting in de EU voor zowel opslag als samenwerkingsservers, naar beheer van gasttoegang en deelinstellingen, naar de mogelijkheid AI-functies uit te zetten, naar export met structuur en naar instelbare bewaartermijnen.