Geschäftliche E-Mail und Groupware umfassen Mailserver, gemeinsame Kalender, Kontakte, Ressourcenbuchung und oft auch Dateifreigabe und Chat. Sie sind der tägliche Kanal für Verträge, Kundenkorrespondenz und interne Entscheidungen, und viele Organisationen verwenden die Mailadresse zudem als Login für weitere Dienste. Microsoft 365 und Google Workspace sind die üblichen Vergleichspunkte.
In dieser Kategorie ist die Souveränitätsfrage konkret: Postfächer enthalten über Jahre gewachsene Geschäftsunterlagen, und der Anbieter betreibt in der Regel die Verschlüsselungsschlüssel. Prüfen Sie, ob Schlüsselverwaltung durch den Kunden oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung angeboten wird und was genau davon abgedeckt ist, denn Suche, Spamfilter und Webmail benötigen meist Zugriff auf Nachrichteninhalte. Die Migration ist der zweite Engpass. Postfachexport, Portabilität von Kalendern und Kontakten sowie die Unterstützung offener Protokolle wie IMAP, CalDAV und CardDAV bestimmen, wie schwer ein späterer Ausstieg wird.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung auch darauf, wie gut sie mit den bereits genutzten Mailclients, mobilen Geräten und dem Verzeichnisdienst zusammenspielt, wie es um die Zustellreputation steht und ob Self-Hosting möglich ist, falls sich Anforderungen ändern. Fragen Sie nach den Standorten von Backups und Support-Zugriff, nicht nur nach denen der Primärserver.