Zakelijke e-mail en groupware omvatten mailservers, gedeelde agenda's, contacten, het reserveren van ruimtes en vaak ook bestandsdeling en chat. Het is het dagelijkse kanaal voor contracten, klantcontact en interne besluiten, en veel organisaties gebruiken het mailadres ook als login voor andere diensten. Microsoft 365 en Google Workspace zijn de gebruikelijke referentiepunten.
In deze categorie is de soevereiniteitsvraag concreet: postvakken bevatten jarenlang opgebouwde bedrijfsgegevens en de aanbieder beheert doorgaans de encryptiesleutels. Kijk of de leverancier door de klant beheerde sleutels of end-to-end-versleuteling biedt en wat dat precies dekt, want zoeken, spamfilters en webmail hebben meestal toegang tot de inhoud nodig. Migratie is het tweede knelpunt. Export van postvakken, overdraagbaarheid van agenda's en contacten en ondersteuning van open protocollen als IMAP, CalDAV en CardDAV bepalen hoe lastig vertrekken later wordt.
Let bij een Europese keuze ook op hoe goed de oplossing samenwerkt met de mailclients, mobiele apparaten en het directory dat uw medewerkers al gebruiken, op de reputatie voor bezorging en op de mogelijkheid tot self-hosting als eisen veranderen. Vraag naar de locaties van back-ups en supporttoegang, niet alleen van de primaire servers.