CRM-software houdt contactpersonen, accounts, deals en klantgesprekken bij. Verkoop-, marketing- en serviceteams gebruiken het om de verkooppijplijn te beheren, opvolging te plannen, e-mails en gesprekken vast te leggen en over klantrelaties te rapporteren. Salesforce en HubSpot zijn de gebruikelijke referentiepunten; Europese opties zijn onder meer gehoste platforms en open-sourcesystemen die op eigen servers kunnen draaien.
Een CRM is zelden een losstaande opslag. Het is gekoppeld aan e-mail, agenda's, marketingautomatisering, facturatie en supporttools, waardoor gegevens door veel integraties stromen, elk met eigen verwerkers en hosting. Notities en activiteitenhistorie bevatten vaak vrije tekst met opmerkingen over bijvoorbeeld gezondheid of financiën die nooit als gestructureerde data bedoeld waren. Lock-in ontstaat door eigen velden, workflowautomatiseringen en apps op het platform van een leverancier; die zijn moeilijk mee te nemen, ook als de contactlijst wel te exporteren is.
Controleer bij een Europese optie welke koppelingen en subverwerkers betrokken zijn, of u alle objecten, eigen velden en activiteitenhistorie in een gedocumenteerd formaat kunt exporteren en hoe verwijderverzoeken in back-ups worden afgehandeld. Kijk of maatwerk op open API's leunt en of zelfhosting of een dedicated omgeving mogelijk is.