CRM-Software verwaltet Kontakte, Accounts, Deals und Kundengespräche. Vertriebs-, Marketing- und Serviceteams nutzen sie, um die Pipeline zu steuern, Nachfassaktionen zu planen, E-Mails und Anrufe zu protokollieren und über Kundenbeziehungen zu berichten. Salesforce und HubSpot sind die üblichen Referenzen; europäische Optionen sind unter anderem gehostete Plattformen und Open-Source-Systeme, die auf eigenen Servern laufen können.
Ein CRM ist selten ein isolierter Speicher. Es ist mit E-Mail, Kalendern, Marketing-Automatisierung, Fakturierung und Support-Werkzeugen verbunden, sodass Daten durch viele Integrationen fließen, jede mit eigenen Auftragsverarbeitern und eigenem Hosting. Notizen und Aktivitätsverläufe enthalten oft Freitext, etwa Bemerkungen zu Gesundheit oder Finanzen, der nie als strukturierte Daten gedacht war. Lock-in entsteht durch eigene Felder, Workflow-Automatisierungen und Apps auf der Plattform eines Herstellers; sie lassen sich schwer mitnehmen, selbst wenn die Kontaktliste exportierbar ist.
Prüfen Sie bei einer europäischen Lösung, welche Integrationen und Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind, ob Sie alle Objekte, eigenen Felder und den Aktivitätsverlauf in einem dokumentierten Format exportieren können und wie Löschanfragen in Backups behandelt werden. Achten Sie darauf, ob Anpassungen auf offenen APIs beruhen und ob Selbsthosting oder eine dedizierte Umgebung möglich ist.