BPM- und Workflow-Plattformen modellieren, führen aus und überwachen Prozesse wie Freigaben, Onboarding, Vorgangsbearbeitung und Auftragsabwicklung. Sie reichen von Low-Code-Baukästen für Abteilungsabläufe bis zu Engines, die BPMN-Modelle ausführen und Dienste orchestrieren. Organisationen nutzen sie, um Prozesse explizit zu machen, Übergaben zu automatisieren und den Arbeitsfluss zu messen.
Eine Workflow-Engine enthält am Ende die Logik, wie Ihre Organisation arbeitet, sowie die Falldaten, die durch sie laufen: Kundendaten, finanzielle Freigaben und Personalangelegenheiten. Hostingstandort und Rechtsordnung des Anbieters sind daher wichtig, ebenso, wer die Ausführungsprotokolle einsehen kann. Die Abhängigkeit ist meist hoch, da Prozessdefinitionen, Formulare und Konnektoren oft proprietär sind und neu gebaut statt migriert werden. BPMN, gepflegt von der Object Management Group, ist eine herstellerneutrale Notation für Prozessmodelle, doch Engines erweitern sie unterschiedlich, sodass die Portabilität davon abhängt, wie viel des Modells standardkonform ist. Der EU Data Act ergänzt Wechselrechte für cloudbasierte Datenverarbeitungsdienste.
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