Process Mining wertet die Protokolle von Systemen wie ERP und CRM aus, um zu zeigen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen und wo Verzögerungen oder Abweichungen entstehen. Robotic Process Automation (RPA) lässt Software administrative Schritte ausführen, die sonst Mitarbeitende am Bildschirm erledigen. UiPath und Microsoft Power Automate sind bekannte nichteuropäische Referenzpunkte.
Beide Techniken berühren Beschäftigte und Zugriffsrechte. Ereignisprotokolle halten fest, wer wann was getan hat; Prozessanalyse sagt daher schnell etwas über einzelne Mitarbeitende aus, mit Folgen für die DSGVO und den Betriebsrat. RPA-Roboter melden sich mit hinterlegten Zugangsdaten an und handeln mit den Rechten eines Benutzers, oft in mehreren Systemen gleichzeitig. Eine kompromittierte Roboter-Verwaltung öffnet dann weit mehr als nur die Automatisierung. Der Data Act hilft beim Datenexport, doch Workflows in proprietärem Format bleiben teuer im Neuaufbau.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung darauf, ob Roboter und Orchestrierung in Ihrer eigenen Umgebung laufen können, auf die Anbindung an einen eigenen Tresor für Geheimnisse, auf Pseudonymisierung von Benutzern in Ereignisprotokollen, auf ein lückenloses Audit-Protokoll der Roboteraktionen und auf den Export von Prozessmodellen in offener Notation. Fragen Sie auch, wie lange Protokolldaten aufbewahrt werden und wer sie einsehen darf.