Kantoorsoftware omvat tekstverwerking, spreadsheets, presentaties, e-mail en agenda, bestandsopslag en de samenwerkingslagen eromheen, vaak als één suite verkocht. Vrijwel elke medewerker gebruikt deze tools dagelijks, en hier ontstaan de meeste documenten, correspondentie en werkkennis van een organisatie.
Het soevereiniteitsvraagstuk zit in de diepte van de integratie. Een suite als Microsoft 365 of Google Workspace combineert identiteit, opslag, mail, chat en AI-assistenten, waardoor een besluit over één onderdeel de rest meetrekt. Documentformaten, macro's, invoegtoepassingen en gewoonten rond gedeelde postvakken binden gebruikers aan één ecosysteem, en beheer, logging en sleutelbeheer lopen via de cloud van de leverancier. Als een AI-assistent uw documenten leest om vragen te beantwoorden, controleer dan waar die verwerking plaatsvindt en welke inhoud hij kan bereiken.
Let bij een Europees alternatief op ondersteuning van open documentstandaarden, realtime samenwerking in de browser, compatibiliteit van mail en agenda met gangbare protocollen, mogelijkheden voor door de klant beheerde sleutels of zelf hosten en een realistisch migratiepad voor bestaande bestanden. Overweeg een gefaseerde aanpak waarbij eerst één functie verhuist, zoals bestandsdeling of de editor, in plaats van de hele suite in één keer te vervangen.