Office-Produktivität umfasst Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, E-Mail und Kalender, Dateiablage und die Zusammenarbeitsschichten darum herum, oft als einheitliche Suite verkauft. Fast alle Beschäftigten nutzen diese Werkzeuge täglich, und hier entstehen die meisten Dokumente, der Schriftverkehr und das Arbeitswissen einer Organisation.
Das Souveränitätsproblem liegt in der Tiefe der Integration. Eine Suite wie Microsoft 365 oder Google Workspace verbindet Identität, Speicher, Mail, Chat und KI-Assistenten, sodass die Entscheidung für eine Komponente die übrigen nach sich zieht. Dokumentformate, Makros, Add-ins und Gewohnheiten rund um gemeinsame Postfächer binden Nutzer an ein Ökosystem, und Administration, Protokollierung und Schlüsselverwaltung laufen über die Cloud des Anbieters. Liest ein KI-Assistent Ihre Dokumente, um Fragen zu beantworten, prüfen Sie, wo diese Verarbeitung stattfindet und auf welche Inhalte er zugreifen kann.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung auf Unterstützung offener Dokumentstandards, Echtzeit-Zusammenarbeit im Browser, Kompatibilität von Mail und Kalender mit gängigen Protokollen, Optionen für kundenverwaltete Schlüssel oder Selbsthosting und einen realistischen Migrationsweg für vorhandene Dateien. Erwägen Sie ein schrittweises Vorgehen, bei dem zunächst eine Funktion wie Dateifreigabe oder Editor umzieht, statt die gesamte Suite auf einmal zu ersetzen.