Mailbird est un client de messagerie de bureau pour Windows, qui se connecte aux comptes de messagerie existants. Selon l'éditeur, le courrier est stocké sur l'ordinateur de l'utilisateur et non sur les serveurs de Mailbird. Une fonction d'IA optionnelle reste désactivée tant que l'utilisateur ne l'active pas, et le client peut bloquer les pixels de suivi et les images distantes dans les messages. Le logiciel fonctionne comme un programme installé sur la machine de l'utilisateur.
Mailbird Inc. est une société établie aux États-Unis ; sa politique de confidentialité mentionne une adresse de responsable du traitement à Sacramento, en Californie. Cette politique, mise à jour en 2018, indique que les données personnelles sont conservées et traitées par la société, ses filiales et des tiers, y compris aux États-Unis, et elle cite des outils d'analyse. Le courrier restant sur l'appareil selon l'éditeur, la question de souveraineté porte surtout sur les données de compte, d'usage et d'analyse, soumises au droit américain. Pour une organisation européenne, il s'agit d'un programme installé localement, dont l'éditeur relève de la juridiction américaine.