Mailbird ist ein Desktop-E-Mail-Client für Windows, der sich mit bestehenden Postfächern verbindet. Laut Anbieter wird Post auf dem eigenen Computer gespeichert und nicht auf Servern von Mailbird. Zusätzlich gibt es eine optionale KI-Funktion, die bis zur Aktivierung durch den Nutzer ausgeschaltet bleibt; der Client kann außerdem Tracking-Pixel und externe Bilder in Nachrichten blockieren. Die Software läuft als auf dem eigenen Rechner installiertes Programm.
Mailbird Inc. ist ein Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten; die Datenschutzerklärung nennt eine Verantwortlichen-Adresse in Sacramento, Kalifornien. Die Erklärung, zuletzt 2018 aktualisiert, besagt, dass personenbezogene Daten beim Unternehmen, bei verbundenen Unternehmen und bei Dritten gespeichert und verarbeitet werden, auch in den USA. Da die Post laut Anbieter auf dem Gerät bleibt, betrifft die Souveränitätsfrage vor allem Konto-, Nutzungs- und Analysedaten, die unter US-Recht verarbeitet werden. Für eine europäische Organisation ist der Client ein selbst installiertes Programm, dessen Anbieter dem US-Recht unterliegt.