Polymail est un client de messagerie pour équipes, destiné aux fondateurs, aux opérationnels et aux équipes commerciales qui travaillent à travers leur boîte de réception. L'application affiche les accusés de lecture et le nombre d'ouvertures d'un message, envoie des rappels de relance, intègre un agenda pour planifier des rendez-vous et prend en charge des séquences d'e-mails pour la prospection. Les conversations peuvent être partagées, avec des notes privées pour l'équipe. Polymail est fourni comme service cloud qui se connecte à vos comptes de messagerie existants.
Le service est exploité par Polymail Inc., entreprise américaine, et relève de la juridiction américaine, y compris du CLOUD Act. La politique de confidentialité prévoit des règles distinctes pour les données personnelles transférées de l'EEE vers les États-Unis. Polymail propose un accord de traitement des données aux clients qui le sollicitent comme sous-traitant. Aucun lieu d'hébergement dans l'UE n'est mentionné, et l'auto-hébergement n'est pas possible. Selon son centre d'aide, Polymail met en cache le contenu des e-mails jusqu'à 14 jours après la dernière utilisation.