Polymail is een e-mailclient voor teams, gericht op oprichters, operators en salesteams die hun werk via de inbox doen. De app toont leesbevestigingen en hoe vaak een bericht is geopend, stuurt opvolgherinneringen, bevat een geïntegreerde agenda om afspraken te plannen en ondersteunt e-mailsequenties voor outreach. Gesprekken kunnen worden gedeeld, met privénotities voor het team. Polymail wordt geleverd als clouddienst die op uw bestaande e-mailaccounts aansluit.
De dienst wordt uitgebaat door Polymail Inc., een Amerikaans bedrijf, en valt onder Amerikaanse jurisdictie, inclusief de CLOUD Act. Het privacybeleid voorziet in aparte regels voor persoonsgegevens die vanuit de EER naar de Verenigde Staten worden doorgegeven. Polymail biedt een verwerkersovereenkomst aan voor klanten die het bedrijf als verwerker inschakelen. Een hostinglocatie in de EU wordt niet genoemd, en zelf hosten is niet mogelijk. Volgens het helpcentrum bewaart Polymail e-mailinhoud tot veertien dagen na het laatste gebruik in een cache.