When I Work est un logiciel de gestion des effectifs pour les équipes payées à l'heure, centré sur la planification des plannings et sur une pointeuse. Selon l'éditeur, le produit est conçu exclusivement pour les salariés rémunérés à l'heure. Les responsables l'utilisent pour établir les plannings et enregistrer les heures travaillées ; la société exploitante est When I Work, Inc., basée à Minneapolis, dans le Minnesota.
La société est américaine : son activité relève donc du droit des États-Unis, et les autorités américaines peuvent demander l'accès aux données détenues par le fournisseur. Le site indique utiliser Amazon Web Services pour l'hébergement, sans préciser les régions AWS ni d'autres emplacements de centres de données. Aucune société mère n'est mentionnée. Pour une organisation européenne, il s'agit d'un fournisseur américain dont le lieu de stockage des données et les garanties de transfert doivent être fixés dans le contrat ; le site ne contient pas d'engagement explicite au RGPD.