E-Signatur-Dienste ermöglichen es, Verträge und Formulare digital zu unterschreiben, Unterschriften mehrerer Parteien einzuholen und einen Nachweis darüber aufzubewahren, wer wann was unterzeichnet hat. Die Anbieter reichen von einfachen Workflow-Werkzeugen bis zu Vertrauensdiensteanbietern, die Zertifikate und Zeitstempel ausstellen. DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind die üblichen außereuropäischen Vergleichspunkte.
Der rechtliche Rahmen ist europäisch. Die eIDAS-Verordnung erkennt elektronische Signaturen in der gesamten EU an und definiert qualifizierte Vertrauensdienste, die dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift haben. Das macht diese Kategorie besonders: Gefragt ist nicht nur, wo Daten liegen, sondern auch, wer der Vertrauensdiensteanbieter ist, in welchem Land er beaufsichtigt wird und ob das angebotene Signaturniveau (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) zum Dokument passt. Der unterzeichnete Vertrag und sein Nachweis sind zudem Unterlagen, die Sie Jahre später vorlegen müssen, daher zählt der langfristige Zugriff.
Prüfen Sie bei einer europäischen Lösung, welche Signaturniveaus unterstützt werden, ob der Anbieter dort, wo Sie es brauchen, als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter geführt wird und ob sich signierte Dokumente und Nachweise in Standardformaten herunterladen lassen. Betrachten Sie auch Integrationen in Ihre Dokumenten- und Vertragssysteme, Verfahren zur Identitätsprüfung und die Archivierung.