E-handtekeningdiensten laten mensen contracten en formulieren digitaal ondertekenen, handtekeningen van meerdere partijen verzamelen en een bewijsdossier bewaren van wie wat wanneer heeft getekend. Aanbieders variëren van eenvoudige workflowtools tot vertrouwensdienstverleners die certificaten en tijdstempels uitgeven. DocuSign en Adobe Acrobat Sign zijn de gebruikelijke niet-Europese referentiepunten.
Het juridische kader is Europees. De eIDAS-verordening erkent elektronische handtekeningen in de hele EU en definieert gekwalificeerde vertrouwensdiensten met dezelfde rechtskracht als een handgeschreven handtekening. Dat maakt deze categorie bijzonder: de vraag is niet alleen waar gegevens staan, maar ook wie de vertrouwensdienstverlener is, in welk land die onder toezicht staat en of het aangeboden handtekeningniveau (eenvoudig, geavanceerd of gekwalificeerd) bij het document past. Het getekende contract en het bewijsdossier zijn bovendien stukken die u jaren later moet kunnen overleggen, dus langdurige toegang telt.
Controleer bij een Europese keuze welke handtekeningniveaus worden ondersteund, of de aanbieder waar nodig als gekwalificeerd vertrouwensdienstverlener is geregistreerd en of getekende documenten en bewijsstukken in standaardformaten te downloaden zijn. Kijk ook naar koppelingen met uw document- en contractsystemen, identiteitscontrolemethoden en archivering.