Bookwhen is een online boekingssysteem waarmee organisaties plaatsen voor lessen, cursussen, workshops, evenementen en activiteiten kunnen plannen en verkopen. Organisatoren publiceren een gehoste boekingspagina, delen die via een link of voegen het boekingsformulier in op hun eigen website, en ontvangen automatische bevestigingen, herinneringen en wachtlijsten. De dienst wordt online aangeboten en heeft een gedocumenteerde publieke API.
De verwerkingsverantwoordelijke volgens het privacybeleid is Bookwhen Ltd, gevestigd aan Belsyre Court in Oxford, Engeland. De aanbieder is dus Brits en niet in de EU gevestigd. Het beleid stelt dat gegevens kunnen worden opgeslagen en verwerkt in elk land waar het bedrijf actief is. De lijst met subverwerkers noemt Google-cloudhosting in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, back-ups bij Amazon Web Services in de EU en Amerikaanse leveranciers voor diverse functies. Het beleid verwijst naar EU- en Britse privacywetgeving en noemt een EU-vertegenwoordiger onder artikel 27 AVG. De software is niet open source; Europese organisaties moeten de locaties van subverwerkers en de verwerkersovereenkomst vóór gebruik beoordelen.