Bookwhen ist ein Online-Buchungssystem, mit dem Veranstalter Plätze für Kurse, Lehrgänge, Workshops, Veranstaltungen und Aktivitäten planen und verkaufen können. Veranstalter veröffentlichen eine gehostete Buchungsseite, teilen sie per Link oder binden das Buchungsformular in die eigene Website ein und erhalten automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Wartelisten. Der Dienst wird online bereitgestellt; eine öffentliche API ist dokumentiert.
Die laut Datenschutzerklärung verantwortliche Stelle ist die Bookwhen Ltd mit Sitz in Belsyre Court in Oxford, England. Der Anbieter ist also britisch und nicht in der EU niedergelassen. Die Erklärung sieht vor, dass Daten in jedem Land gespeichert und verarbeitet werden können, in dem das Unternehmen tätig ist. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter nennt Google-Cloud-Hosting im Vereinigten Königreich und in den USA, Backups bei Amazon Web Services in der EU sowie US-Anbieter für verschiedene Funktionen. Die Erklärung verweist auf EU- und britisches Datenschutzrecht und benennt einen EU-Vertreter nach Artikel 27 DSGVO. Die Software ist nicht quelloffen; europäische Organisationen sollten vor der Nutzung die Standorte der Unterauftragsverarbeiter und den Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen.