Bookwhen est un système de réservation en ligne qui permet de planifier et de vendre des places pour cours, formations, ateliers, événements et activités. Les organisateurs publient une page de réservation hébergée ou intègrent le formulaire à leur site, et reçoivent confirmations, rappels et listes d'attente automatiques. Le service est fourni en ligne ; une API publique est documentée.
Le responsable du traitement selon la politique de confidentialité est Bookwhen Ltd, à Oxford, en Angleterre ; le fournisseur est donc britannique et non établi dans l'UE. La politique indique que les données peuvent être traitées dans tout pays où l'entreprise exerce. Les sous-traitants comprennent un hébergement Google au Royaume-Uni et aux États-Unis, des sauvegardes chez Amazon Web Services dans l'UE et des fournisseurs américains. La politique renvoie au droit de l'UE et du Royaume-Uni et désigne un représentant dans l'UE (article 27 RGPD). Le logiciel n'est pas open source ; il faut examiner les lieux de traitement des sous-traitants avant utilisation.