CodeTwo Email Signatures 365 is een clouddienst voor het aanmaken en centraal beheren van e-mailhandtekeningen, juridische disclaimers en huisstijl in organisaties die Microsoft 365 gebruiken. Beheerders kunnen handtekeningen in de cloud toevoegen aan berichten, van elk apparaat en elke e-mailclient, of een Outlook-add-in laat ze direct invoegen terwijl gebruikers typen. De dienst is gebouwd op Microsoft Azure en haalt gebruikersgegevens uit Microsoft 365 om handtekeningen te personaliseren.
Volgens de eigen verklaring van CodeTwo bij Microsoft is het bedrijf gevestigd in Polen. Die verklaring vermeldt opslaglocaties in de Verenigde Staten, Canada, Ierland, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Nederland, Australië en de Verenigde Arabische Emiraten, dus de gegevens blijven niet beperkt tot de EU. De aanbieder meldt dat zij aan de AVG-verplichtingen voldoet en verwijst naar een verwerkersovereenkomst. Een moederonderneming wordt in die verklaring niet genoemd. Voor een Europese organisatie is het daarom relevant welke opslagregio voor de eigen tenant geldt en of de EU-locaties contractueel zijn vastgelegd.