CodeTwo Email Signatures 365 est un service cloud qui permet de créer et de gérer de façon centralisée les signatures e-mail et mentions juridiques des organisations utilisant Microsoft 365. Les signatures peuvent être ajoutées dans le cloud à tout message, quel que soit l'appareil ou le client de messagerie, ou insérées pendant la rédaction par un complément Outlook. Le service repose sur Microsoft Azure et reprend les informations des utilisateurs de Microsoft 365.
Dans sa déclaration auprès de Microsoft, CodeTwo indique que la société a son siège en Pologne. Cette déclaration mentionne des emplacements de stockage aux États-Unis, au Canada, en Irlande, au Royaume-Uni, en Allemagne, aux Pays-Bas, en Australie et aux Émirats arabes unis : les données ne sont donc pas limitées à l'UE. L'éditeur affirme respecter le RGPD et renvoie à un accord de traitement. Aucune société mère n'est nommée. Pour une organisation européenne, il importe de savoir quelle région de stockage s'applique à son locataire et si les sites européens sont fixés contractuellement.