CodeTwo Email Signatures 365 ist ein Cloud-Dienst zum Erstellen und zentralen Verwalten von E-Mail-Signaturen, rechtlichen Disclaimern und Markenauftritt in Organisationen, die Microsoft 365 nutzen. Administratoren können Signaturen nachträglich in der Cloud an Nachrichten anfügen, von jedem Gerät und jedem E-Mail-Client aus, oder ein Outlook-Add-in fügt sie beim Schreiben direkt ein. Der Dienst basiert auf Microsoft Azure und übernimmt Benutzerinformationen aus Microsoft 365, um Signaturen zu personalisieren.
In seiner Erklärung gegenüber Microsoft gibt CodeTwo an, dass das Unternehmen seinen Sitz in Polen hat. Dieselbe Erklärung nennt Speicherorte in den Vereinigten Staaten, Kanada, Irland, dem Vereinigten Königreich, Deutschland, den Niederlanden, Australien und den Vereinigten Arabischen Emiraten; die Daten sind also nicht auf die EU beschränkt. Der Anbieter erklärt, DSGVO-Pflichten zu erfüllen, und verweist auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Muttergesellschaft wird in dieser Erklärung nicht genannt. Für eine europäische Organisation ist daher wichtig, welcher Speicherort für den eigenen Mandanten gilt und ob die EU-Standorte vertraglich festgelegt werden.