Inkoopsoftware ondersteunt sourcing en aanbestedingen, leveranciersbeheer, contractbeheer, purchase-to-pay en uitgavenanalyse. Inkopers gebruiken het om aanbiedingen te vergelijken, leveranciers te beoordelen, bestellingen en facturen af te handelen en te zien waar het geld naartoe gaat. Coupa is een bekend niet-Europees referentiepunt.
De soevereiniteitsvraag heeft hier een extra laag, omdat veel inkoopplatforms ook een netwerk of marktplaats van de aanbieder zijn. Uw leveranciers koppelen via het platform, vaak met eigen portalen en onboardingprocessen, en bouwen daar relaties en catalogi op. Bij een overstap moet u dus niet alleen uw eigen data meenemen, maar ook uw leveranciers. Daar komt bij dat leveranciersdata, risicoscores en afgesloten contracten samen een scherp beeld geven van uw afhankelijkheden. NIS2 verplicht organisaties in de aangewezen sectoren tot maatregelen voor cyberrisicobeheer en maakt beveiliging van de toeleveringsketen een beleidsonderwerp. Een inkoopsysteem met leveranciersdata kan daarbij helpen.
Let bij een Europese keuze op open uitwisselingsstandaarden voor orders en e-facturen, volledige export van contracten, catalogi en historie, en op de mogelijkheid dat leveranciers ook buiten het platform kunnen blijven aansluiten. Vraag welke rol de aanbieder heeft in het leveranciersnetwerk en of risicobeoordelingen in uw eigen systeem blijven.