Einkaufssoftware unterstützt Sourcing und Ausschreibungen, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Purchase-to-Pay und Ausgabenanalyse. Einkäufer nutzen sie, um Angebote zu vergleichen, Lieferanten zu bewerten, Bestellungen und Rechnungen abzuwickeln und zu sehen, wohin das Geld fließt. Coupa ist ein bekannter nichteuropäischer Referenzpunkt.
Die Souveränitätsfrage hat hier eine zusätzliche Ebene, weil viele Einkaufsplattformen zugleich ein vom Anbieter betriebenes Netzwerk oder ein Marktplatz sind. Ihre Lieferanten binden sich über die Plattform an, oft mit eigenen Portalen und Onboarding-Prozessen, und bauen dort Beziehungen und Kataloge auf. Bei einem Wechsel müssen Sie also nicht nur Ihre eigenen Daten mitnehmen, sondern auch Ihre Lieferanten. Hinzu kommt: Lieferantendaten, Risikobewertungen und abgeschlossene Verträge ergeben zusammen ein scharfes Bild Ihrer Abhängigkeiten. NIS2 verpflichtet Organisationen in den erfassten Sektoren zu Risikomanagementmaßnahmen und macht die Sicherheit der Lieferkette zum politischen Thema. Ein Einkaufssystem mit Lieferantendaten kann dabei helfen.
Achten Sie bei einer europäischen Lösung auf offene Austauschstandards für Bestellungen und E-Rechnungen, vollständigen Export von Verträgen, Katalogen und Historie und darauf, ob Lieferanten sich auch außerhalb der Plattform anbinden können. Fragen Sie, welche Rolle der Anbieter im Lieferantennetzwerk spielt und ob Risikobewertungen in Ihrem eigenen System bleiben.