Messaging-Apps umfassen Einzelchats, Gruppenunterhaltungen, Sprach- und Videoanrufe sowie den Austausch von Dateien und Medien. Organisationen nutzen sie für schnelle interne Abstimmung, den Kontakt zu Kundschaft oder Bürgern und in manchen Branchen für Krisenkommunikation.
Neben den Nachrichteninhalten betreffen die Souveränitätsfragen Metadaten und Identität. Viele Dienste koppeln ein Konto an eine Telefonnummer, laden das Adressbuch hoch, um Kontakte zu finden, und protokollieren, wer wann mit wem kommuniziert hat, selbst wenn der Inhalt Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist. Backups sind eine weitere Schwachstelle, denn ein Cloud-Backup ist nicht zwingend mit denselben Schlüsseln geschützt wie der Chat. Beschäftigte bringen häufig den Komfort von Verbraucher-Apps wie WhatsApp mit in die Arbeit, was Schatten-IT erzeugt und Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten schwer erfüllbar macht.
Prüfen Sie bei einer europäischen Lösung, ob die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung dokumentiert ist und Gruppen sowie Anrufe abdeckt, ob die Registrierung ohne Telefonnummer funktioniert, welche Metadaten gespeichert werden, ob Clients und Protokolle offen und unabhängig geprüft sind und ob Föderation oder Selbsthosting möglich ist. Legen Sie vorab fest, wie dienstliche Unterhaltungen archiviert oder gelöscht werden.