Formulier- en enquêtetools laten organisaties webformulieren, vragenlijsten, polls en feedbackwidgets bouwen, reacties verzamelen en resultaten analyseren. Ze worden gebruikt voor inschrijvingen, klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid, sollicitaties en onderzoek. Google Forms en SurveyMonkey zijn bekende referentiepunten.
Reacties zijn vaak gevoeliger dan het formulier doet vermoeden. Een kort feedbackformulier kan namen, e-mailadressen, vrije tekst en, bij medewerkers- of gezondheidsenquêtes, meningen of bijzondere persoonsgegevens vastleggen. Is de tool ingebed in uw eigen website, dan komt er bovendien een externe verwerker bij op een pagina die uw bezoekers vertrouwen. Let op de rollen van verwerkingsverantwoordelijke en verwerker: de organisatie die de enquête uitzet, blijft verantwoordelijk voor wat de tool met antwoorden doet, ook bij hergebruik voor de eigen analyses van de leverancier. Beweringen over anonimiteit verdienen toetsing, want IP-adressen, apparaatgegevens en metagegevens kunnen mensen nog steeds identificeren.
Controleer bij een Europese keuze waar reacties worden opgeslagen, of anonieme verzameling echt voorkomt dat identificeerbare gegevens worden gelogd en hoe verwijder- en bewaartermijnen in te stellen zijn. Kijk naar exportformaten, voorwaardelijke logica en toegankelijkheid voor respondenten, en of self-hosting of open-sourcevarianten bestaan voor projecten die geen gegevens naar een clouddienst mogen sturen.