Formular- und Umfragewerkzeuge ermöglichen es Organisationen, Webformulare, Fragebögen, Umfragen und Feedback-Widgets zu erstellen, Antworten zu sammeln und Ergebnisse auszuwerten. Sie dienen für Anmeldungen, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterbefragungen, Bewerbungen und Forschung. Google Forms und SurveyMonkey sind bekannte Vergleichspunkte.
Antworten sind oft sensibler, als das Formular vermuten lässt. Ein kurzes Feedbackformular kann Namen, E-Mail-Adressen, Freitext und, bei Mitarbeiter- oder Gesundheitsumfragen, Meinungen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten erfassen. Ist das Werkzeug in die eigene Website eingebettet, kommt zudem ein externer Auftragsverarbeiter auf eine Seite, der Ihre Besucher vertrauen. Achten Sie auf die Rollen von Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter: Die Organisation, die die Umfrage durchführt, bleibt dafür verantwortlich, was das Werkzeug mit den Antworten tut, auch bei einer Weiterverwendung für die Analysen des Anbieters. Anonymitätsversprechen verdienen Prüfung, denn IP-Adressen, Gerätedaten und Antwort-Metadaten können Personen weiterhin identifizieren.
Prüfen Sie bei einer europäischen Lösung, wo Antworten gespeichert werden, ob anonyme Erhebung tatsächlich auf das Protokollieren von Kennungen verzichtet und wie sich Lösch- und Aufbewahrungsfristen konfigurieren lassen. Achten Sie auf Exportformate, bedingte Logik und Barrierefreiheit für Teilnehmende sowie darauf, ob Self-Hosting oder Open-Source-Varianten für Projekte existieren, die keine Daten an einen Cloud-Dienst senden dürfen.